U obavljanju zadaća iz djelokruga rada, Ured provodi projekte
s ciljem daljnje izgradnje unutarnjih administrativnih kapaciteta Ureda, a koji se financiraju sredstvima Europske unije, odnosno drugim financijskim sredstvima međunarodnih organizacija i institucija.
Svrha provedbi projekata je
kontinuirano jačanje ljudskih potencijala Ureda za zakonodavstvo i ljudskih potencijala središnjih tijela državne uprave u dijelu koji se odnosi
na podizanje kvalitete izrade propisa i provođenja procjene učinaka propisa.
Temeljem Operativnog sporazuma kojim se utvrđuje podjela dužnosti i odgovornosti između dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje programa (DOOP) i voditelja programa (VP) u okviru provedbe IPA programa – komponenta I. (Pomoć u tranziciji i jačanju institucija), potpisan između Središnje agencije za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije (EU), koju zastupa DOOP i Ureda za zakonodavstvo, kojeg zastupa VP, odnosno ravnateljica Ureda, Ured je odgovoran za:
- pravovremenu pripremu i izradu dijelova dokumentacije za nadmetanje, odnosno izradu twinning/twinning light projektnih sažetaka;
- osiguravanje povjerljivosti svih dijelova dokumentacije za nadmetanje, odnosno twinning/twinning light projektnih sažetaka;
- osiguravanje kvalitete dokumentacije za nadmetanje odnosno twinning/twinning light projektnih sažetaka u rokovima određenim planovima nabave;
- pružanje potrebne informacije DOOP-u u vezi s tehničkim aspektima projekta tijekom pripreme dokumentacije za nadmetanje odnosno twinning/twinning light projektnih sažetaka;
- prijedlog imenovanja članova Povjerenstva za otvaranje, pregled i ocjenu ponudu koji posjeduju odgovarajući tehnički i administrativni kapacitet potreban za davanje stručnih mišljenja i osiguravanje prisutnosti svih članova Povjerenstva tijekom čitavog trajanja postupka odabira;
- pripremanje radnog plana i proračuna twinning ugovora u suradnji s odabranim twinning partnerom iz države članice EU;
- podnošenja Izjave o jamstvu za prethodnu financijsku godinu najkasnije do 15. siječnja tekuće godine;
- doprinošenje razvoju provedbi politika koje olakšavaju ostvarivanje ciljeva projekata;
- tehnički nadzor i praćenje provedbe ugovora, izvješćivanje DOOP-a o uočenim problemima tijekom provedbe ugovora uključujući tehničku provedbu projekata u programu IPA – Komponentu I. i to u dijelu koji se odnosi na suradnju s ugovarateljima s ciljem urednog izvršavanja obveza temeljem sklopljenih twinning/twinning light ugovora;
- pripremanje redovitih izvješća o statusu projekata i osnovnih informacija o pripremi financijskih dokumenata i izvješća koje zatraži DOOP,
- izvješćivanje DOOP-a bez odgode o svakoj otkrivenoj/mogućoj nepravilnosti sukladno postupovnim pravilima u vezi upravljanja nepravilnostima odnosno pripremu i podnošenje DOOP-u kvartalnog izvješća o nepostojanju nepravilnosti;
- nazočnost na mjesečnim sastancima i ad hoc sastancima na kojima se traži pristustvo VP-a;
- organiziranje redovitih mjesečnih sastanaka na kojima se prati provedbe projekata;
- osiguravanje sufinanciranja u skladu s važećim odredbama Operativnog sporazuma;
- osiguravanje provođenja postupka oslobađanja od plaćanja PDV-a u skladu s važećim propisima;
- povrat sredstava prema SAFU u slučaju pogrešaka i/ili nepravilnost za koje je odgovaran korisnik projekta;
- upravljanje i nadzor nad rezultatima projekta tijekom i nakon provedbe radi osiguravanja održivosti projektnih rezultata;
- osiguranje neometanog pristupa rezultatima projekata osobama koje je ovlastio DOOP, državnim revizorima, revizorima Europske komisije i Europskom uredu za borbu protiv prijevara, kao i vanjskim revizorima ugovorenim od strane Europske komisije, tijekom provedbe i sedam godina po završetku projekta;
- računovodstveno evidentiranje stvari i prava koja su predmet izvršenog twinning/twinning light ugovora;
- uspostavljanje odgovarajuće organizacije za upravljanje projektima s odgovarajućim internim procedurama unutar institucije, kadrovski popunjene odgovarajućim brojem kvalificiranog osoblja u svrhu omogućavanja pravodobne provedbe projekata EU na učinkovit i djelotvoran način;
- uspostavljanje učinkovitosti funkcioniranja sustava upravljanja rizicima na razini korisničke institucije;
- osiguravanje provedbe odgovarajućih mjera informiranja i promidžbe projekata u skladu sa važećim propisima i priručnicima za komunikaciju i vidljivost.
